A3 - Software para Proyectos Ágiles

Magdiel Vidal Perez

 

Las metodologías ágiles no son apenas herramientas, sino estrategias integrales - estrategias de marketing, gestión de servicios y más - que impulsan a las organizaciones a gestionar sus proyectos con rapidez y flexibilidad. Estas metodologías ayudan en el desarrollo de proyectos que necesitan mayor enfoque para adecuarse a las necesidades del cliente.

Es decir, una metodología ágil es una innovadora forma de trabajar y organizar flujos, que divide los proyectos en partes, permite adaptarse sobre la marcha, complementa y resuelve etapas en poco tiempo.

Con las metodologías ágiles, no se planifica ni se diseña el proyecto por adelantado, es decir, a medida que ellas se van desarrollando se va definiendo el proyecto. Siendo así, los involucrados trabajan por períodos específicos, mientras que cada miembro del equipo debe ejecutar una serie de tareas. Al final de la ejecución de las tareas, cada miembro o equipo entrega los avances, recibe devoluciones y comienza otra vez el proceso, lo que permite que los cambios necesarios sean implementados.

 

Software para para proyectos ágiles

 Las herramientas mas utilizadas son:

• ASANA
• MONDAY
• CLICKUP

ASANA

Es una herramienta para ayudarte a planificar, organizar y gestionar el trabajo de tu equipo, de principio a fin. Un buen software de gestión de proyectos también actúa como herramienta de colaboración. Puedes coordinar las tareas del equipo para que todos sepan quién hace qué. Comparte comentarios, archivos y actualizaciones de estado. Además, obtén una vista completa del trabajo para que los equipos realicen las tareas correctas en el momento correcto.

Cuenta con una interfaz amigable e intuitiva que da fuerza al lema bajo el cual sus creadores la desarrollaron “La forma moderna de trabajar juntos”, pues sus creadores Justin Rosenstein (Tech Lead en Facebook y Product Manager en Google) y Dustin Moskovitz (Co-Fundador de Facebook) se plantearon la mejor forma de unir a todos los miembros del equipo para establecer flujos de trabajo organizados a fin de cumplir las metas propuestas y llegar a los objetivos deseados. Esta aplicación cuenta con una versión móvil y web.

Características

Al crear una tarea, puedes asignarla a un miembro del equipo, programar una fecha de vencimiento, cargar o enlazar a documentos asociados, escribir comentarios, añadir etiquetas e incluso suscribirte o darte de baja de las notificaciones cuando se produzcan cambios en la tarea. Las etiquetas ayudan a que las tareas sean más fáciles de buscar, y la función de búsqueda avanzada es bastante buena. Al realizar una búsqueda, Asana puede incluir tanto proyectos terminados como activos.

Las casillas de verificación interactivas te permiten marcar las tareas a medida que las completas, y con la misma facilidad desmarcarse si tú u otro miembro de Asana eliminan algo por error. Hay una ventana de deshacer que aparecerá en caso de que marques una casilla por error, pero en realidad no funciona para todas las acciones, y cuando funciona, sólo se puede deshacer la última acción.

Asana también te permite crear campos personalizados. Puedes añadir un campo que indique la prioridad de una tarea (baja, media, alta), o puedes utilizar campos personalizados para indicar el estado de una tarea (pendiente, en progreso, pendiente de aprobación final).

Dependencias

Asana también tiene un sistema de dependencias de tareas, aunque es sólo para miembros Premium. Digamos que tengo la tarea A, la tarea B y la tarea C registradas en Asana. La tarea C no se puede hacer hasta que las tareas A y B estén completas. Puedo añadir dependencias para que la tarea C dependa primero de la finalización de las tareas A y B, y puedo indicar que la tarea B también depende de la finalización de la tarea A. Cuando se completen las tareas A y B, recibiré una notificación indicando que ya puedo realizar la tarea C.

• Gestión de recursos.
• Seguimiento del estado de las tareas por miembros.
• Supervisa el progreso de las iniciativas clave en tiempo real.
• Administración del cronograma.
• Automatización de procesos para reducir los errores.
• Acceso a una lista de pendientes para capturar cada paso del trabajo en tu proyecto.
• Consulta las actividades en un calendario para detectar huecos libres o superposiciones.
• División del trabajo en elementos gestionables.
• Elección de un responsable de las tareas.
• División de una tareas en subtareas.

Documentacion

 Enlace a documentación oficial

Curva de aprendizaje

Es muy intuitiva y fácil de usar.

Puntaje: 4.3/5

Licencia

Basic: Versión libre con las herramientas mas básicas.

Premium: 11dls/mes/person. Para pequeños equipos de trabajo que requieren crear una planificación estratégica de sus proyectos, permite dar continuidad y seguimiento tanto de los proyectos como de los recursos que laboren en este.

Business: 25dls/mes/persona. Cuenta con las funciones de la opción Premium añadiendo novedades dentro de esta como por ejemplo herramientas para la gestión de recursos, portafolios, etc.

Enterprise: Planes personalizados. Cuenta con los beneficios que ofrecen el resto de las opciones anteriores, los refuerza y añade opciones avanzadas para el mejor control, manejo y seguimiento de los proyectos en cuestión.

Casos de uso

Lo pueden ocupar desde pequeños equipos, con las necesidades mas sencillas para solo llevar un control visual, así como también es apto para empresas muy grandes y corporativos que necesiten un panorama general de sus proyectos.

Ejemplos de empresas que lo utilizan

Monday

monday.com es un sistema operativo de trabajo (Work OS) que permite a los equipos ejecutar proyectos y flujos de trabajo con confianza. Es un sistema operativo de trabajo simple, pero intuitivo, para que los equipos les den forma a sus flujos de trabajo, se ajusten a las necesidades cambiantes, generen transparencia, se conecten de forma colaborativa y dejen de hacer trabajo pesado manual. monday.com hace que el trabajo en equipo funcione.

monday.com  es súper personalizable y se puede usar en cualquier industria.

monday.com brinda a los equipos la capacidad de crear aplicaciones de trabajo personalizadas para cualquier flujo de trabajo. Puedes crear aplicaciones para cumplir con tus requisitos operativos específicos y personalizar tus tableros, paneles y documentos para que se adapten perfectamente a tu equipo. Se puede usar para cualquier cosa: entre distintos equipos, departamentos, líderes y organizaciones, y para todo tipo de proyectos y procesos.

Características

Visual e Intuitiva

Con independencia del nivel o tipo de usuario, resulta muy fácil empezar a trabajar con la herramienta.En monday.com puedes definir colores para las columnas de estado, asignar personas con su foto a cada tarea, distribuir las tareas por grupos o manejar diferentes vistas de diferentes proyectos. Todo esto hace que la aplicación se adapte a las necesidades de cada uno de tus equipos y no al contrario, como ocurre en el resto de herramientas.

Movilidad

Hoy sería imposible trabajar en aplicaciones de gestión que no tengan una buena app móvil disponible para Android e iOS. En monday.com, puedes actualizar la información de los tableros desde cualquier lugar, y siempre con la máxima seguridad. La app permite actualizar tareas, incorporar fotos y archivos o responder a actualizaciones de nuestro equipo.

Flexibilidad

Combinando tableros, columnas, grupos, se puede cubrir cualquier proceso de la compañía. Ya sea que estés incorporando un nuevo empleado, gestionando oportunidades de venta, desarrollando proyectos en clientes o coordinando las vacaciones del equipo, monday.com lo tiene cubierto.

Los tipos de columna ofrecen una flexibilidad ilimitada a la hora de definir los diferentes campos en cada uno de los pulsos / filas del tablero.

Comunicación

Olvida el correo electrónico. Las actualizaciones permiten a los usuarios del tablero añadir notas, adjuntar archivos de todo tipo e incluso incorporar un check list con diferentes opciones. Sigue toda la conversación desde un mismo lugar y menciona a las personas que desees que participen de forma directa. Coloca al principio de las actualizaciones aquellas que consideres son más importantes.

Vistas

Ya sea que deseas obtener una vista de cronograma, kanban, mapa, calendario o por carga de trabajo, todas están disponibles desde el propio tablero. Utilízalas en función del análisis que estés realizando, del proceso o la decisión que tengas que tomar.

Integraciones

El número de aplicaciones que utilizan los departamentos no dejan de crecer y en consecuencia, cada vez los datos están más segmentados, creando silos de información. En Monday.com ya existen integraciones predefinidas con aplicaciones como Slack, Zendesk, Jira, etc, ofreciendo la capacidad de sincronización. Por ejemplo, cuando se actualiza un ticket en Zendesk, automáticamente también podemos ver esa actualización dentro de nuestros tableros. No más silos!

Además, gracias a Zapier o Integromat, se pueden definir integraciones con más de 1.000 apps. 

Automatización

Seguro que has pensado muchas veces que parte de tu trabajo diario se podría automatizar, sin necesidad de repetir tareas que no aportan valor o tener que apuntar en multiples sitios recordatorios para no olvidar algo. Con las automatizaciones de monday.com se pueden programar, sin código, multiples automatizaciones en función de que suceda algo, por ejemplo, cuando una columna cambie de estado o la fecha de finalización de una tarea esté próxima, se envía un correo a determinada persona o añade una tarea en un tablero.

Seguridad

Normalmente la flexibilidad está reñida con la seguridad. Sin embargo en el caso de monday.com, eso no ocurre. Desde la posibilidad de limitar el acceso a los tableros, o definir columnas que no son visibles para todos o restringir su edición. La combinación de estos permisos te ayudará a diseñar un sistema que se adapte a las funciones y rol de cada miembro del equipo.

Paneles / Dashboards

Sin salir de la aplicación, puedes diseñar potentes cuadros de mando que permiten analizar que está ocurriendo. Los diferentes tipos de gráficos y la posibilidad de combinar multitud de tableros o agrupar la información por tipo de columna, ofrece la capacidad de tomar decisiones en tiempo real basadas en datos. Sin esperas y sin crear procesos complejos de transformación y recarga de datos.

La lupa

He dejado esta opción para el final, ya que es la preferida por gran parte de los usuarios en su día a día. Con la lupa puedes realizar cualquier tipo de búsqueda dentro de los tableros, casi SIN límite.

Documentación 

Enlace a documentación oficial

Curva de aprendizaje

Es muy buena para gestión integral de procesos/proyectos, pero sin embargo la curva de aprendizaje para poder extraer el mayor provecho a la herramienta es demasiado abrupta, lo que decanta en demasiado tiempo operativo para alcanzar el grado de conocimiento correcto.

Puntos a favor

Es realmente completa la herramienta, posee muchas funcionalidades, y la interfaz es dinámica.
La disponibilidad de tableros para seguimientos de proyectos, realmente ayuda con las fechas límites a cumplir.

Puntos en contra

Al tener tanta cantidad de funcionalidades, raya la línea de lo complicado. Lleva bastante tiempo entender completamente la herramienta.

Muchas funcionalidades están sujetas al tipo de licenciamiento, en lo personal es algo que no comparto. Es preferible reducir el scope de usuarios por licenciamiento que por funcionalidad.

Licencias

Caso de uso 

Lo pueden ocupar desde pequeños equipos, con las necesidades mas sencillas para solo llevar un control visual, así como también es apto para empresas muy grandes y corporativos que necesiten un panorama general de sus proyectos.

ClickUP

ClickUp es una solución intuitiva de gestión de proyectos y colaboración desarrollada tanto para gerentes como para miembros de equipos de desarrollo, marketing o ventas.

La plataforma viene con tres vistas diferentes para administrar proyectos, configuraciones de tareas personalizables y filtrado de proyectos separados.

Las tres vistas diferentes de proyectos de ClickUp incluyen la vista de tablero, una vista ágil diseñada específicamente para la metodología SCRUM.

Los administradores pueden asignar tareas a varios miembros del equipo a la vez, así como personalizar todos los flujos de trabajo y prioridades desde una sola página de configuración.

Caractetisticas

• Creación de tareas simples y complejas con recordatorios. 
• Creación de documentos, hojas de cálculo y bases de conocimiento para compartir con sus empleados. 
• Módulo de chat que permite comunicar de manera rápida y eficaz con todos los miembros del equipo.
• Planificación de tareas y actividades mediante calendarios, líneas de tiempo y diagramas de Gantt.
• Posibilidad de elegir la vista más relevante para visualizar las diferentes tareas a realizar durante un tiempo definido: vista de lista, vista de recuento, vista de calendario y mucho más 
• Códigos por colores y estados para clasificar más rápidamente las tareas y ganar en eficiencia. 

 

Documentacion

 Enlace a documentación oficial

Curva de aprendizaje

Clickup te da una infinidad de opciones para que puedas visionar tus proyectos. Por proyectos, por tiempo, en calendario, en listas, en board, tablero. Es muy personalizable, tanto que puedes cambiar el color del tema o incluso escoger entre blanco o dark mode. ​

Actualmente no hay plataformas de software que no tengan su sección de integración con otras herramientas del mercado ya sea por: integración propia, vía API o vía otros programas externos como Zapier o IFFT. Pues bien el equipo de San Francisco tienen bastantes integraciones:  google calendar, ical o outlook,  Slack, Trello, tu propia cuenta de gmail y unas cuantas más aplicaciones de google.​

El roadmap del negocio que como te decíamos está muy en consonancia con las peticiones de sus usuarios ya que ofrecen un foro donde puedes escribir tu propuesta y si la gente te apoya y se vota masivamente, el equipo de Clickup la plantea en su desarrollo.

Puedes dejar documentos en el proyecto para que otra persona los rescate y los pueda utilizar.

Licencias

 

Casos de uso

Lo pueden ocupar desde pequeños equipos, con las necesidades mas sencillas para solo llevar un control visual, así como también es apto para empresas muy grandes y corporativos que necesiten un panorama general de sus proyectos.

 

 

 

Conclusiones

Las diferentes herramientas que he presentado aqui, nos sirven para poder llevar un control y aplicar la metodologia seleccionada para nuestro proyecto, entre lo que nos ofrecen nos dan muchos plus mas que nada visuales para poder organizar las actividades en equipo e ir teniendo un panorama general del avance, historial de activiades y las activiades pendientes o que faltan por lanzar.

Referencias 

• ClickUpTM Pricing | Free Forever, Unlimited, & Business Plans. (2022). Retrieved February 23, 2022, from Clickup.com website: https://clickup.com/pricing
• Principales características de monday.com - TUmonday. (2021, November 25). Retrieved February 22, 2022, from Te ayudamos con monday.com website: https://tumonday.com/principales-caracteristicas-monday-com/
• Project document management in 2022 | monday.com Blog. (2021, August 2). Retrieved February 22, 2022, from monday.com Blog website: https://monday.com/blog/monday-workdocs/project-document-management/
• SoftwarePara. (2018, June 15). Asana, análisis: ¿La solución definitiva para gestionar tus proyectos? Retrieved February 22, 2022, from SPnet website: https://softwarepara.net/asana/